Assemblées Générales et Comités Directeurs

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La période de confinement vient de prendre fin dans notre Région depuis le 11 mai. Malgré cette reprise partielle des activités économiques, la réouverture des salles de gymnastique et la possibilité de s’entrainer en milieu fermé n’est toujours pas autorisée. Nous vous communiquerons les informations officielles concernant la reprise de la gymnastique dès que celles-ci évolueront au fil du temps. Il en est de même pour les réunions de plus de 10 personnes et donc des réunions que vous aviez programmées au sein de votre club en cette fin de saison.

 

Afin de permettre malgré tout le fonctionnement administratif de nos associations, un décret est venu préciser les modalités de tenue de nos assemblées générales ou comités directeurs pendant la période d’urgence sanitaire.

schema_reunionag_covidv3.pdf (PDF, 120,1 kB)

Pour résumer rapidement ce document, vous pouvez organiser ce type de réunions en visioconférence ou audioconférence même si vos statuts ne le prévoient pas, sous réserves de permettre l’identification des membres, de garantir leur participation effective et de permettre la retransmission continue et simultanée des débats et délibérations. Vous trouverez tous les détails dans le document joint.

 

Pour mettre en place une réunion en visioconférence, plusieurs outils existent, dont Teams, qui fait partie de la suite Office.

Nous vous rappelons que tous les clubs qui obtiendront le label « Bronze » dans le Qualiclub se verront mettre à disposition gratuitement par le Comité Régional de Normandie de Gymnastique une licence Office 365 avec une adresse mail de contact officielle rattachée au domaine @normandie-ffgym.fr. (exemple : nomduclub@normandie-ffgym.fr).

Cette adresse mail a vocation à perdurer quels que soient les dirigeants en place et leurs éventuels renouvellements au fil des années et pourra éviter les pertes d’informations. Une 2ème adresse mail à destination des techniciens du club pourra également être mise en activité afin de dissocier les communications à caractère administratif et celles concernant la mise en place d’actions techniques (exemple : techniciennomduclub@normandie-ffgym.fr).

 

Vous bénéficierez donc également de l’application Teams qui vous permettra d’organiser des réunions en visioconférence, avec partage de documents possible. Si vous avez des difficultés dans la mise en œuvre de cet outil, le Comité Régional pourra vous accompagner et vous indiquer son fonctionnement. N’hésitez pas à me contacter à ce sujet.

 

Vous pouvez dès à présent débuter votre demande de label Qualiclub en suivant la procédure décrite dans le document joint. Les référents régionaux, Marion AVET L’OISEAU mavetloiseau@normandie-ffgym.fr et Guillaume BRETIN gbretin@normandie-ffgym.fr sont à votre disposition pour vous accompagner dans vos démarches.

FFGym_-_Lancement_Op_ration_QualiClub.pdf (PDF, 182,4 kB)

Même si la validation des labels Qualiclub ne pourra se faire qu’en début de saison prochaine, la mise à disposition de la suite Office 365 vous sera sans aucun doute utile dans la gestion administrative de vos associations.

Nous restons à votre disposition pour tout renseignement complémentaire.